Sổ ghi chép cuộc họp công trình phải được lập sao cho “ai xem cũng hiểu được!”
“Chủ đầu tư cứ mãi không chịu chấp thuận các thay đổi trong công trình…” “Sau khi gửi tài liệu qua email hoặc ASP (hệ thống chia sẻ thông tin), gần như chắc chắn sẽ nhận được câu hỏi về nội dung đó…” — Bạn có từng trải qua những tình huống như vậy chưa?
Dù đã hơn 20 năm trôi qua kể từ lần đầu tiên tôi nộp sổ ghi chép cuộc họp về công trình, nhưng đến nay tôi vẫn thỉnh thoảng nhận được những ý kiến góp ý từ chủ đầu tư. Mỗi lần như vậy, tôi lại cảm thấy sâu sắc sự thiếu hụt về năng lực kỹ thuật của mình.
“Dù có giải thích bằng lời đi chăng nữa, nếu không ghi vào văn bản thì cũng không được chấp nhận. Sổ ghi chép cuộc họp công trình phải được ghi chép sao cho ai xem cũng hiểu!” — Tôi hoàn toàn đồng ý.
Bản ghi chép cuộc họp về công trình mà tôi nộp lần đầu tiên bị đánh giá là “không rõ ý nghĩa”
Cuốn sổ ghi chép cuộc họp công trình mà tôi nộp lần đầu tiên đã bị ghi lớn bằng bút chì đỏ cứng trên nửa tờ giấy A4: “Không hiểu ý × (dấu X)”. Viên chức giám sát xây dựng thuộc Bộ Xây dựng (nay là Bộ Đất đai, Cơ sở hạ tầng, Giao thông và Du lịch) phụ trách công trình đã nói với tôi như sau: “Anh muốn nói gì vậy? Hãy viết sao cho ai cũng hiểu được. Hãy học cách viết văn bản cho tốt hơn đi!” Tất nhiên, tôi không thể nhận được con dấu xác nhận.
Nội dung đề xuất là phương án xử lý khối gạch xếp sẵn hiện có đang cản trở việc thi công tường chắn mới. Mặc dù sẽ phá dỡ một phần khối gạch cũ để sửa chữa, nhưng không thể truyền đạt phương pháp thi công đó bằng văn bản hay hình ảnh (bản vẽ).
Giờ đọc lại thì thấy buồn cười. Tôi hoàn toàn không biết mình muốn truyền đạt điều gì, nên dù bị chê là vô nghĩa cũng chẳng thể trách ai được. Đó là do khả năng viết lách và kỹ năng của tôi lúc đó còn quá non nớt.
Sổ ghi chép các cuộc họp về công trình ảnh hưởng đến tiến độ và chi phí thi công
Chất lượng của sổ ghi chép các cuộc họp về công trình tất nhiên sẽ ảnh hưởng đến tiến độ thi công và chi phí.
Nếu không nhận được sự chấp thuận từ chủ đầu tư, sẽ rất khó để tiến hành bước thi công tiếp theo. Hơn nữa, có thể sẽ xảy ra tình huống chi phí cho phần công việc bổ sung không được chấp thuận.
Việc làm quen với việc soạn thảo các văn bản thuyết phục một cách nhanh chóng có lẽ chính là con đường ngắn nhất để công trình tiến triển suôn sẻ.
Vì vậy, trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng điểm qua 7 điểm chính cần lưu ý khi soạn thảo “tài liệu thỏa thuận” – một phần đặc biệt quan trọng trong sổ ghi chép cuộc họp công trình.
7 điểm cần lưu ý khi lập sổ ghi chép cuộc họp công trình
Để xem xét các điểm cần lưu ý khi lập sổ ghi chép cuộc họp công trình, tôi sẽ lấy ví dụ về một văn bản tham vấn với nội dung: “Do nền đất yếu nên việc lưu thông phương tiện trên đường công trường gặp khó khăn, cần tìm cách khắc phục”. Đây là văn bản mà tôi đã thực sự nộp trong một dự án công trình sông ngòi của Bộ Giao thông Vận tải và Xây dựng. Như thường lệ, văn bản tham vấn này cuối cùng đã được phê duyệt sau vài lần bổ sung và chỉnh sửa.
1. Đặt tiêu đề
Không phải chỉ có nhân viên phụ trách công trình của chủ đầu tư mới xem xét kỹ lưỡng văn bản thỏa thuận. Giám sát viên, giám sát viên trưởng, cấp trên của họ, nhân viên kiểm tra, thậm chí cả thanh tra tài chính cũng có thể xem xét văn bản này. Tốt nhất là không nên viết thẳng thừng rằng: “Đường thi công đang lầy lội. Chúng tôi muốn rải sỏi nên xin vui lòng hỗ trợ”. Nên nêu rõ thông tin như con đường thi công thuộc hạng mục công việc nào và vị trí cụ thể là ở đâu. Nếu đặt tiêu đề theo cấu trúc phân cấp như “Thảo luận về khu vực gần điểm khởi đầu của con đường thi công thuộc hạng mục công trình tạm thời”, người đọc sẽ dễ hiểu hơn.
2. Viết đề bài
Trong tài liệu này, trước tiên chúng ta muốn thảo luận về vấn đề gì? Sẽ dễ hiểu hơn nếu trước tiên nêu rõ vấn đề chính. Ví dụ, hãy viết như sau: “Đường phụ gần cột mốc khoảng cách bên bờ phải, cách ○○ km. Chúng tôi muốn cải thiện khả năng lưu thông của đường thi công.” Nếu viết như vậy thì sao? Chắc hẳn người đọc sẽ hình dung được rằng “đường thi công này có nền đất yếu”.
3. Viết ra các vấn đề
Tiếp theo, tôi muốn thảo luận tại đây về lý do tại sao cần cải thiện khả năng lưu thông trên đường thi công. Tôi sẽ nêu rõ các vấn đề gây tắc nghẽn để làm rõ lý do của cuộc thảo luận. Tôi sẽ trình bày bằng cách sử dụng các thuật ngữ chuyên môn càng nhiều càng tốt, chẳng hạn như “không đảm bảo được khả năng lưu thông cần thiết cho xe ben lưu thông”. Nếu đính kèm ảnh chụp địa điểm thảo luận, nội dung sẽ trở nên dễ hiểu hơn.
4. Thể hiện tình hình hiện tại bằng số liệu
Tiếp theo, tôi nghĩ điều mà người giám sát muốn biết là tình trạng hiện tại. Tôi muốn trình bày chi tiết tình hình hiện tại tại công trường. Dù chỉ là thiết bị đo đạc đơn giản cũng được, hãy thể hiện tình trạng đất bằng các số liệu. Ví dụ, “Đã tiến hành đo độ cứng nền đất bằng máy đo độ cứng hình nón. Không thu được chỉ số hình nón cần thiết để xe tải ben có thể lưu thông.” Tôi nghĩ nên trình bày cơ sở kỹ thuật này bằng các số liệu cụ thể.
5. Thể hiện sự nỗ lực
Hãy thực hiện các biện pháp khả thi tại hiện trường, và kết quả ra sao? Nếu thực hiện các biện pháp bằng cách áp dụng kỹ thuật thực tế, nội dung bản thỏa thuận sẽ được bổ sung thêm. Ví dụ: “Đối với đất đá có phân bố cỡ hạt không tốt, chúng tôi đã trộn với đất đá từ lòng sông lân cận để điều chỉnh cỡ hạt. Có thể kết luận rằng nếu hàm lượng hạt mịn cao và không tiến hành trộn đất cát trên quy mô lớn thì phân bố cỡ hạt sẽ không được cải thiện”... Nếu việc thực hiện các biện pháp tại hiện trường gặp khó khăn, tôi cho rằng chỉ cần đưa ra phương án dự đoán cũng được.
6. Tiến hành so sánh và đánh giá
Lập ra một số phương án đối phó có thể áp dụng tại hiện trường. Chẳng hạn như: “1. Lát tấm thép”, “2. Cải tạo chất lượng đất bằng vật liệu phụ gia”, “3. Sử dụng cát sỏi từ lòng sông”, “4. Rải đá dăm”... So sánh các phương án thay thế về tính khả thi, tiến độ thi công, chi phí… một cách dễ hiểu dưới dạng bảng. Xin hãy nhất định đính kèm bảng so sánh này. Điều này sẽ giúp nâng cao đáng kể chất lượng bản thỏa thuận và tăng tính thuyết phục.
7. Gửi kèm cơ sở lý luận cho các biện pháp
Nếu quyết định áp dụng phương án “4: đá dăm” làm lớp nền, cần phải nêu rõ cách tính toán độ dày cần thiết, chẳng hạn như thông qua tính toán CBR, cùng với các công thức tính toán làm cơ sở. Nếu có sử dụng các công thức cụ thể, xin vui lòng đính kèm bản sao nguồn trích dẫn hoặc tài liệu tham khảo. Chi phí thi công liên quan đến phương án đã đề xuất cũng là vấn đề mà chủ đầu tư quan tâm. Xin vui lòng đính kèm cả bảng phân tích chi tiết dữ liệu dự toán.
Tóm lại, có 7 điểm chính cần lưu ý khi lập sổ ghi chép cuộc họp công trình như sau.
- Đặt tiêu đề
- Viết mục đích (vấn đề)
- Viết ra các vấn đề
- Thể hiện bằng số liệu
- Thể hiện sự nỗ lực
- Tiến hành so sánh và xem xét
- Đính kèm cơ sở cho các biện pháp
Mẫu biểu mẫu sổ ghi chép cuộc họp về công trình
Tiếp theo, tôi sẽ đưa ra một mẫu biểu mẫu sổ ghi chép cuộc họp công trình để các bạn tham khảo.
1. Thảo luận về khu vực gần điểm khởi đầu của con đường tạm phục vụ công trình xây dựng
2. Mục đích (Vấn đề)
Đường phụ gần cột mốc khoảng cách ○○ km bên bờ phải. Muốn cải thiện khả năng lưu thông trên đường thi công.
3. Các vấn đề
Các phương tiện thi công khó di chuyển nên không thể vận chuyển vật liệu vào công trường. ① Đất có hàm lượng chất hữu cơ cao, độ ẩm lớn nên không đảm bảo khả năng lưu thông...
4. Tình hình hiện tại
Kết quả thử nghiệm độ bền nền đất bằng máy đo độ thâm nhập hình nón...
5. Xử lý tại hiện trường
Đối với đất đá có phân bố cỡ hạt không tốt... Kết quả...
6. Xem xét các biện pháp đối phó
Khả năng thi công ○
Hiệu quả kinh tế: △
Những điểm cần lưu ý …
7. Tài liệu đính kèm
7-1. Ảnh về chất lượng đất, ảnh về tình hình thi công...
7-2. Kết quả thử nghiệm bằng máy đo độ thâm nhập hình nón...
7-3. Công thức liên hệ giữa chỉ số Cone và CBR… Tài liệu ○○, Hướng dẫn thiết kế ○○…
7-4. Tài liệu tính toán...
Quý vị thấy thế nào? 7 điểm cần lưu ý khi lập biên bản họp công trình này là những nội dung cốt lõi để lập biên bản từ góc độ chủ đầu tư, được hướng dẫn bởi các giám sát viên xây dựng và kỹ sư phụ trách mà tôi đã từng hợp tác, nên tôi nghĩ sẽ rất hữu ích cho quý vị.
Vì sổ ghi chép họp bàn công trình không có mẫu hay cách viết cố định nào, nên nếu bạn viết ngắn gọn hơn hoặc thể hiện sự sáng tạo, đồng thời nêu bật năng lực kỹ thuật của mình, thì có thể sẽ giúp nâng cao điểm đánh giá công trình.
