Hãy chụp một vài bức ảnh toàn cảnh trước và sau khi thi công để lưu giữ làm bằng chứng.
Thoạt nhìn, điều này có vẻ hiển nhiên, nhưng nếu không có bằng chứng, về sau có thể dẫn đến tranh chấp với khách hàng và thậm chí có nguy cơ leo thang thành những mâu thuẫn nghiêm trọng.
Lần này, tôi xin chia sẻ câu chuyện về trải nghiệm cá nhân của bản thân, khi tôi đã tận mắt nhận ra tầm quan trọng của bằng chứng.
Một ngày nọ, có một cuộc điện thoại bất ngờ reo lên
Đó là chuyện xảy ra trong thời gian thi công một công trình mà tôi phụ trách thiết kế. Bất ngờ, tôi nhận được một cuộc điện thoại từ khách hàng.
“Có một dây điện không thuộc phạm vi thi công bị tuột ra rồi, anh có thể đến kiểm tra ngay được không?”
Về nguyên tắc, người phụ trách của bộ phận thi công sẽ là đầu mối liên lạc trong suốt thời gian thi công.
Tuy nhiên, khi hỏi khách hàng, họ cho biết đã không trao đổi thông tin liên lạc với người phụ trách thi công, nên đã liên hệ với tôi – người phụ trách thiết kế – vì tôi là người biết thông tin liên lạc của người đó.
Tôi đã ngay lập tức báo cáo tình hình cho người phụ trách thi công, nhưng không may là anh ấy đang xử lý công việc tại một công trình khác nên “không thể đến ngay được”. Vì vậy, tôi – người thuộc bộ phận thiết kế – đã phải khẩn trương đến hiện trường thay cho người phụ trách thi công.
Tình huống phải đối mặt tại hiện trường
Khi đến hiện trường, khách hàng đã dẫn chúng tôi đến phòng điện và mở cửa tủ điện cho chúng tôi.
“Đường dây ở đây lẽ ra không nằm trong phạm vi thi công, nhưng nó đang treo lơ lửng kia mà.”
Khi nhìn theo hướng khách hàng chỉ, quả thực có một sợi dây đang lơ lửng trên không.
“Thực ra, đường dây này lẽ ra phải nối với chỗ này mới đúng,” ông tiếp tục giải thích trong khi chỉ tay vào đồng hồ đo điện.
Tuy nhiên, đồng hồ đo điện mà khách hàng chỉ vào là,Một địa điểm hoàn toàn không liên quan đến công trình lần nàyĐó là vậy. Mặc dù nằm ngoài phạm vi thi công, tại sao tình huống như vậy lại xảy ra?
Hôm đó, tôi không có mặt tại công trường nơi công trình đang được thi công, nên chỉ có thể nắm bắt được tình hình trước mắt là “dây điện bị tuột ra”. Do đó, tôi đã hứa sẽ kiểm tra tình hình trước, báo cáo với người phụ trách thi công và thông báo rằng sẽ quay lại để giải thích chi tiết, sau đó vội vã quay trở lại văn phòng.
Câu trả lời “Tôi không nhớ đã làm việc đó” và việc không có bằng chứng trong tay
Khi trở về văn phòng, thấy người phụ trách thi công cũng đã về đến công ty, tôi liền giải thích ngay tình hình đang diễn ra tại công trường.
Tuy nhiên, từ phía người phụ trách thì“Tôi không nhớ đã làm việc đó”Tôi chỉ nhận được câu trả lời như vậy, nên dù cố gắng thế nào cũng không thể xác định được nguyên nhân.
Rào cản lớn nhất ở đây chính là thực tế “không có bằng chứng trong tay”. Chúng tôi đã không chụp ảnh toàn bộ bên trong tủ điện trước và sau khi thi công.
Nếu chúng tôi giữ lại được dù chỉ vài bức ảnh trước và sau khi thi công, chắc chắn chúng tôi đã có thể xác định chính xác liệu nó đã bị rơi ra từ trước hay bị xê dịch trong quá trình thi công lần này. Tuy nhiên, do không có bất kỳ bằng chứng khách quan nào, công ty chúng tôi đã rơi vào tình thế cực kỳ bất lợi.
Cuối cùng, do không thể chứng minh nguyên nhân khiến dây điện nằm ngoài phạm vi thi công bị tuột ra, nên công ty chúng tôi đã quyết định tiến hành sửa chữa miễn phí.
Tại sao lại không lưu giữ bằng chứng?
Trong vụ việc lần này, việc không còn bằng chứng trước và sau khi thi công chính là yếu tố lớn nhất cản trở việc xác định nguyên nhân.
Vậy tại sao lúc đó họ lại không lưu giữ bằng chứng?
Vào thời điểm đó, công ty chúng tôi đã thực hiện hàng chục, hàng trăm lần thi công, và trước đây chưa từng xảy ra sai sót tương tự. Không phải là chúng tôi quá tự tin đến mức cho rằng “chắc chắn sẽ không mắc sai lầm”, nhưng có lẽ ở đâu đó trong lòng, chúng tôi vẫn có cảm giác như chuyện của người khác, rằng “chỉ riêng chúng tôi thì chắc chắn sẽ không xảy ra chuyện như vậy”, nên thậm chí còn không lường trước được điều đó.
Kết quả là,Chính ý thức về việc lưu lại bằng chứng đã bị thiếu hụtĐó là vậy.
Để phòng ngừa sự cố ngay từ đầu
Qua trải nghiệm cay đắng này, tôi lại một lần nữa nhận thức sâu sắc về tầm quan trọng của bằng chứng.
Để ngăn ngừa sự cố tương tự tái diễn, hiện nay công ty chúng tôi đã quy định rằng trong quá trình thi công các công trình điện tại bên trong tủ điện, “phải chụp một số bức ảnh toàn cảnh bên trong tủ điện trước và sau khi thi công”. Chúng tôi đã điều chỉnh quy trình vận hành để so sánh các bức ảnh trước và sau khi thi công, từ đó kiểm tra kỹ lưỡng xem có sự thay đổi nào tại các khu vực không thuộc phạm vi thi công hay không.
Việc lưu giữ bằng chứng từ trước như vậy sẽ trở thành một rào cản chắc chắn giúp ngăn chặn từ sớm những rắc rối có thể phát sinh với khách hàng sau này.
Tại công trường của các bạn, những người đang đọc bài viết này, liệu các bạn có lưu giữ đầy đủ các bằng chứng trước và sau khi thi công hay không?
