Đã 7 năm kể từ khi tôi bắt đầu công việc quản lý thi công. Khi làm công việc này trong một thời gian dài, tôi đã trải qua đủ mọi chuyện. Có những điều vui vẻ, những lúc vất vả, và cả những lúc khó khăn.
Có rất nhiều chuyện, nhưng trải nghiệm vất vả nhất là khi một đồng nghiệp trẻ hơn làm quản lý thi công cùng công trường với tôiMất tích (hay còn gọi là “biến mất”)Đó là điều đó.
Có lẽ đây là thông điệp của người đàn em với ý rằng “Đừng dính vào công tác quản lý thi công”. Hãy cùng nhìn lại thời điểm đó để xem thực tế người đàn em ấy đã “bay” như thế nào.
Một đồng nghiệp trẻ phụ trách quản lý thi công đã bỏ việc
Ông A, người quản lý thi công đã mất tích, từng là đàn em của tôi.
Dù được gọi là đồng nghiệp trẻ hơn, nhưng anh ấy đã làm việc được 3 năm, dưới quyền A còn có một nhân viên mới khác, và là người đã được giao phó những công việc khá quan trọng.
Một buổi sáng nọ, khi công trình đã bước vào giai đoạn giữa và công trường đang vào guồng.
Không thấy A ở văn phòng công trường. Đã qua giờ họp sáng mà anh ấy vẫn chưa đến. Nghĩ rằng anh ấy chắc là đi trễ nên tôi đã gọi điện nhưng không liên lạc được. Lúc đó, tôi vẫn chỉ nghĩ rằng anh ấy chỉ ngủ quên thôi.
Tuy nhiên, đến trưa rồi mà vẫn không có dấu hiệu nào cho thấy anh ấy sẽ đến. Dù gọi điện vào buổi trưa hay buổi tối, tôi cũng không liên lạc được với anh ấy chút nào.
Lúc này, tôi mới thực sự nhận ra mức độ nghiêm trọng của vấn đề.
――Đến cả ngày hôm sau, vẫn không ai liên lạc được với A.
“Có phải mình vừa bị cuốn vào một vụ tai nạn không!?”
“Chẳng lẽ ở đâu đó đang xảy ra chuyện tồi tệ nhất sao…”
Ngay khi mọi người tại hiện trường bắt đầu tưởng tượng ra tình huống tồi tệ nhất, thì thông tin về việc nhìn thấy A đã được báo về.
Cả công trường bỗng chốc rơi vào tình trạng hoảng loạn
Sau khi nghe lời kể của người chứng kiến, tôi đã hoàn toàn tin chắc.
A đã bay mất rồi...Và thế là.
Ngay khi nhận ra A đã bỏ trốn, mặt tôi tái mét. Đương nhiên, việc bàn giao công việc tại hiện trường vẫn chưa được thực hiện chút nào.
Các tài liệu mà tôi đã giao cho A bao gồm việc chụp ảnh và quản lý, kiểm soát chất lượng, kiểm soát sản phẩm hoàn thiện, quản lý vật liệu nhập kho và xuất kho, v.v. Tôi hoàn toàn không biết các phiếu liên quan đến vật liệu được lưu trữ ở đâu, cũng như công việc đã được thực hiện đến mức nào.
Cả hiện trường bỗng chốc rơi vào tình trạng hoảng loạn.
Những rủi ro khi phụ thuộc vào người khác đã được phơi bày rõ ràng
Vụ mất tích của A là sự việc đã làm nổi bật lên những rủi ro khi phụ thuộc vào người khác.
Do đặc thù của công tác quản lý thi công, trong trường hợp phân công công việc, sẽ nảy sinh tình huống mà chỉ người trực tiếp lập các tài liệu đó mới có thể thực hiện việc chỉnh sửa. Điều này rất nguy hiểm và khiến việc đáp ứng kịp thời các yêu cầu từ chủ đầu tư trở nên khó khăn.
Dù vậy, công việc quản lý thi công không phải là công việc mà một mình có thể đảm đương được nếu không phân công nhiệm vụ. Rốt cuộc, lẽ ra mình nên làm thế nào đây?
Tất cả các thành viên trong đội thi công cần chia sẻ thông tin với nhau
Tất nhiên, điều quan trọng nhất là không để xảy ra trường hợp mất tích, nhưng qua vụ mất tích lần này, tôi đã nhận thức rõ rằng chúng ta phải xây dựng một cơ chế để công trình vẫn có thể tiếp tục vận hành bình thường ngay cả khi bất kỳ ai đó đột ngột vắng mặt.
Cụ thể, điều quan trọng là phải chia sẻ các tài liệu và thông tin trên dịch vụ đám mây cho tất cả các thành viên trong đội thi công.
Nếu tạo một thư mục cho phép nhiều người cùng chia sẻ thông tin và thiết lập một môi trường giúp bất kỳ ai cũng có thể nắm bắt ngay thông tin về công trình, thì mọi người sẽ biết được tài liệu nào nằm ở đâu và bất kỳ ai cũng có thể soạn thảo tài liệu được.
Không ai biết được khi nào và ai sẽ mất tích
Khi ai đó đột ngột mất tích, người ta thường cảm thấy lo lắng. Đặc biệt, nếu một người mà công ty đang coi là nhân lực chủ chốt đột ngột bỏ đi, tình hình sẽ trở nên vô cùng khó khăn.
Tuy nhiên, đừng vội vàng như tôi lúc này. Tôi hoàn toàn hiểu cảm giác sốt ruột và tình huống khó giữ bình tĩnh, nhưng dù trong hoàn cảnh nào đi chăng nữa, những người ở vị trí chỉ đạo cũng phải đảm bảo công việc tại hiện trường diễn ra suôn sẻ.
Chúng ta sẽ thu hồi các công việc đã giao phó và giao cho những người có thể tiếp nhận để xử lý. Ngay cả khi người đó bỏ đi mà mang theo dữ liệu quan trọng, chúng ta vẫn có thể thực hiện các biện pháp như tự mình tạo lại dữ liệu đó hoặc thảo luận với bên đặt hàng.
Dù sao đi nữa, không chỉ đơn thuần là hoảng loạn, mà còn phải tập trung giải quyết những công việc còn lại để hoàn thành nhiệm vụ được giao tại hiện trường.
Nếu quá phụ thuộc vào người khác, khi xảy ra những sự cố như vụ mất tích lần này, công việc tại hiện trường sẽ hoàn toàn bị đình trệ. Để đề phòng mọi tình huống, tốt nhất là tất cả mọi người nên thường xuyên chia sẻ thông tin với nhau. Nếu xây dựng sẵn một cơ chế có thể lấp đầy ngay lập tức những khoảng trống phát sinh, chúng ta sẽ có sự chuẩn bị sẵn sàng khi cần thiết.
