Xin chào mọi người.

Đây là Enta.

Lần này, chúng ta sẽ bàn về câu hỏi: “Việc gửi hóa đơn dưới dạng PDF qua email có ổn không?”

Và tôi sẽ thử viết về chủ đề “Sách giấy và tệp PDF khác nhau ở điểm nào?”.

Việc gửi dưới dạng PDF không có vấn đề gì về mặt pháp lý

Trong ngành xây dựng, tôi nghĩ rằng hiện nay vẫn còn nhiều trường hợp gửi “hóa đơn giấy” qua đường bưu điện.

Tuy nhiên, trên thực tế, không có luật nào quy định rằng “phải là giấy”.

Bởi vì ở công ty chúng tôi, về cơ bản chúng tôi gửi dưới dạng dữ liệu điện tử (PDF).

Nói thẳng ra, nếu tính đến công sức và chi phí gửi qua đường bưu điện thì việc này thật sự rất lãng phí.

Ngay cả khi gửi hóa đơn dưới dạng dữ liệu điện tử như PDF hay Excel, hóa đơn đó vẫn có hiệu lực miễn là bên nhận xác nhận đã nhận được.

Hơn nữa, theo quy định của Tổng cục Thuế“Luật Lưu trữ Sổ sách Kế toán Điện tử”Theo đó,

Bạn cũng có thể lưu lại dưới dạng PDF để sử dụng trong công tác kế toán.

※Luật Lưu trữ Sổ sách Điện tử được đăng tải ở phần cuối trang

Sự khác biệt giữa PDF và giấy

• Hiệu lực pháp lý: Cả hai đều như nhau (sẽ có hiệu lực nếu đối phương chấp nhận)

• Chi phí vận chuyển: Tệp PDF miễn phí, bản in giấy phải trả phí in ấn và phí bưu chính

• Tốc độ: Tệp PDF sẽ được gửi ngay trong ngày, còn bản in sẽ được gửi qua đường bưu điện và mất từ 1 đến 2 ngày

• Lưu: Tệp PDF được lưu trữ dưới dạng điện tử nên dễ dàng tìm kiếm, trong khi giấy thì phải lưu trữ trong kho tài liệu

• Tính chứng cứ: Tệp PDF có thể được củng cố bằng chữ ký điện tử hoặc dấu thời gian, còn giấy tờ thì được xác nhận bằng con dấu

• Con dấu: Do sử dụng con dấu điện tử nên dù in ra hay gửi qua email thì cũng giống nhau

Những điểm cần lưu ý đặc thù của ngành xây dựng

Trong ngành xây dựng, mặc dù vẫn còn một số công ty “chỉ chấp nhận hồ sơ giấy”, nhưng xu hướng này đang dần trở nên linh hoạt hơn.

Ngoài ra, văn hóa đóng dấu vẫn còn rất phổ biến, nên dù có chèn hình ảnh con dấu công ty vào tệp PDF thì cũng chỉ biết được liệu đối phương có chấp thuận hay không mà thôi.

Dù nói vậy, nhưng con dấu trên hóa đơn về cơ bản là con dấu thông thường (mitome-in). Đó không phải là con dấu quan trọng đến mức đó (chúng tôi không dùng con dấu chính thức của công ty đâu).

Hơn nữa, do ảnh hưởng của hệ thống hóa đơn điện tử bắt đầu được áp dụng từ tháng 10 năm 2023, xu hướng hiện nay là yêu cầu hỗ trợ “hóa đơn điện tử” – một hình thức tiên tiến hơn so với “PDF” – sẽ ngày càng gia tăng trong tương lai.

Các tập đoàn lớn đang ngày càng chuyển từ bản in sang bản điện tử.

Và mới đây, một công ty lớn đã gửi email thông báo rằng họ sẽ ngừng gửi hóa đơn qua email và yêu cầu chúng tôi gửi bản giấy.

Thật là kinh khủng quá www

Tóm lại,Bản in và bản PDF có hiệu lực gần như tương đương nhauĐó là.

Tuy nhiên, trong ngành xây dựng, do “tập quán của đối tác” có ảnh hưởng rất lớn, nên,

Trong thực tế, việc điều chỉnh theo đối phương có lẽ là cách thực tế nhất.

Trong thời gian tới, xu hướng số hóa sẽ ngày càng gia tăng, vì vậy việc làm quen với hóa đơn PDF chắc chắn sẽ mang lại lợi ích cho bạn.

Hơn nữa, hãy chuẩn bị sẵn con dấu điện tử nếu có thể.

 

Vì ở công ty chúng tôi, về cơ bản tất cả các hóa đơn đều là hóa đơn điện tử, nên,

Dù công ty lớn nào đó nêu trên có yêu cầu gửi giấy in hóa đơn đi chăng nữa, thì cũng chỉ cần in ra bằng máy in là được.

Dù in tại nhà hay người nhận email in thì cũng chẳng có gì khác biệt cả.

Chỉ tốn thời gian và chi phí một cách vô ích mà thôi...

 

Nói thẳng ra, tôi nghĩ đây là lĩnh vực mà các nhân viên văn phòng khó có thể hiểu được.

Nếu công ty bảo thế, thì chỉ cần đáp lại “Vậy à?” là xong chuyện.

Tuy nhiên, tôi muốn các bạn lưu ý rằng trên thực tế, điều này rất lãng phí.

Và cả việc đó là hợp pháp nữa.

 

Hẹn gặp lại nhé.

---

Luật Lưu trữ Sổ sách Kế toán Điện tử là gì?

**Luật Lưu trữ Sổ sách Điện tử** là đạo luật được ban hành vào năm 1998 (năm Heisei 10),
Đây là quy định cho phép các doanh nghiệp “lưu trữ sổ sách và tài liệu dưới dạng dữ liệu điện tử thay vì trên giấy”.

Quy định này thiết lập các quy tắc về việc lưu trữ điện tử các sổ sách liên quan đến thuế quốc gia, hóa đơn và biên lai, v.v.

---

1. Các tài liệu thuộc đối tượng áp dụng

• Sổ sách liên quan đến thuế quốc gia(Sổ phân loại, Sổ tổng hợp, v.v.)

• Các tài liệu liên quan đến thuế quốc gia(Hóa đơn, biên lai, báo giá, hợp đồng, v.v.)

2. Ba loại phương pháp bảo quản

Luật Lưu trữ Sổ sách Kế toán Điện tử quy định chủ yếu 3 phương pháp sau đây.

1. Lưu trữ sổ sách điện tử, v.v.
   → Lưu trữ nguyên vẹn các sổ sách được lập bằng phần mềm kế toán dưới dạng dữ liệu điện tử.

2. Lưu dưới dạng tệp quét
   → Quét các hóa đơn và biên lai nhận được dưới dạng giấy để lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử.

3. Lưu trữ dữ liệu giao dịch điện tử
   → Lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử các hóa đơn, biên lai, v.v. nhận được dưới dạng tệp PDF hoặc tệp đính kèm trong email, tức là những tài liệu đã được trao đổi dưới dạng điện tử ngay từ đầu.

3. Yêu cầu về bảo quản

Đổi lại việc cho phép lưu trữ điện tử, cần phải tuân thủ các yêu cầu nhằm ngăn chặn việc giả mạo và đảm bảo khả năng tìm kiếm.

• Đảm bảo tính xác thực(Các cơ chế chống giả mạo, như dấu thời gian và quản lý nhật ký, v.v.)

• Đảm bảo khả năng quan sát(Có thể hiển thị trên màn hình và in ra)

• Chức năng tìm kiếm(Có thể tìm kiếm theo ngày, số tiền, đối tác, v.v.)

4. Quá trình sửa đổi

• Có hiệu lực từ năm 1998: Cho phép lưu trữ sổ sách điện tử

• Sửa đổi năm 2005: Có thể lưu trữ dưới dạng quét

• Sửa đổi năm 2020: Nới lỏng thủ tục (như bãi bỏ chế độ phê duyệt trước, v.v.)

• Có hiệu lực từ tháng 1 năm 2022: Bắt buộc lưu trữ dữ liệu giao dịch điện tử

• Áp dụng đầy đủ từ tháng 1 năm 2024: Không được phép lưu trữ dưới dạng bản in giấy; dữ liệu điện tử bắt buộc phải được lưu trữ dưới dạng điện tử

Tổng kết

Luật Lưu trữ Sổ sách Kế toán Điện tử là,
**“Đó là luật quy định các quy tắc cho phép lưu trữ sổ sách, hóa đơn và biên lai dưới dạng dữ liệu điện tử thay vì bản giấy”**.

Từ năm 2024, việc lưu trữ dữ liệu điện tử đối với các giao dịch điện tử sẽ trở thành nghĩa vụ bắt buộc hoàn toàn, và tất cả các ngành nghề, bao gồm cả ngành xây dựng, đều phải tuân thủ quy định này.