Halo semuanya.

Ini Enta.

Kali ini, “Bagaimana jika mengirimkan faktur dalam bentuk PDF melalui email?”

Lalu, saya ingin mencoba menulis tentang “Apa perbedaan antara buku cetak dan PDF?”

Meskipun dikirim dalam format PDF, secara hukum tidak ada masalah

Di industri konstruksi, saya rasa hingga saat ini masih banyak yang mengirimkan “faktur kertas” melalui pos.

Namun, pada kenyataannya, tidak ada undang-undang yang mewajibkan penggunaan kertas.

Hal ini karena di tempat kami, kami biasanya mengirimkannya dalam bentuk data elektronik (PDF).

Jujur saja, kalau mempertimbangkan kerumitan dan biaya pengiriman melalui pos, hal ini terlalu boros.

Meskipun faktur dikirim dalam bentuk data elektronik seperti PDF atau Excel, faktur tersebut tetap sah asalkan pihak penerima mengakui telah menerimanya.

Selain itu, sebagaimana ditetapkan oleh Direktorat Jenderal Pajak"Undang-Undang Penyimpanan Buku Besar Elektronik"Berdasarkan hal tersebut,

Anda juga dapat menyimpannya dalam format PDF dan menggunakannya untuk proses akuntansi.

※Undang-Undang Penyimpanan Buku Besar Elektronik tercantum di bagian paling bawah

Perbedaan antara PDF dan kertas

• Kekuatan hukum: Keduanya sama (berlaku jika pihak lain menyetujuinya)

• Biaya pengiriman: PDF gratis, sedangkan versi cetak memerlukan biaya cetak dan ongkos kirim

• Kecepatan: File PDF akan dikirim pada hari yang sama, sedangkan salinan cetak akan dikirim melalui pos dan membutuhkan waktu 1–2 hari

• Simpan: PDF mudah dicari karena disimpan secara elektronik, sedangkan dokumen kertas harus disimpan di ruang arsip

• Nilai pembuktian: PDF dapat diperkuat dengan tanda tangan elektronik atau cap waktu, sedangkan dokumen kertas dapat diperkuat dengan cap resmi

• Stempel: Karena ini adalah cap elektronik, hasilnya sama baik dicetak maupun dikirim melalui email

Hal-hal yang perlu diperhatikan khusus dalam industri konstruksi

Di industri konstruksi, masih ada perusahaan yang “hanya menerima dokumen dalam bentuk cetak”, namun kebijakan tersebut kini mulai melunak.

Selain itu, budaya penggunaan cap masih sangat kuat, sehingga meskipun gambar cap perusahaan dimasukkan ke dalam file PDF, tetap saja yang menjadi pertanyaan adalah apakah pihak lain akan menyetujuinya atau tidak.

Meskipun begitu, cap yang digunakan pada faktur pada dasarnya adalah cap biasa (mitome-in). Cap tersebut tidak terlalu penting (kami tidak menggunakan cap resmi perusahaan).

Selain itu, akibat penerapan sistem faktur yang dimulai pada Oktober 2023, ke depannya akan ada tren yang mengharuskan dukungan terhadap “faktur elektronik” yang lebih canggih daripada “PDF”.

Perusahaan-perusahaan besar, khususnya, semakin beralih dari media cetak ke media elektronik.

Baru-baru ini, saya menerima email dari sebuah perusahaan besar yang menyatakan bahwa mereka menghentikan pengiriman tagihan melalui email dan meminta agar tagihan dikirimkan dalam bentuk cetak.

Serius, ini gila banget www

Kesimpulannya,Surat kabar ini dan berkas PDF memiliki kekuatan hukum yang hampir sama.

Namun, dalam kasus industri konstruksi, “kebiasaan mitra bisnis” memiliki pengaruh yang kuat, sehingga,

Dalam praktiknya, mungkin memang lebih realistis untuk menyesuaikan diri dengan pihak lain.

Karena tren digitalisasi akan semakin pesat ke depannya, membiasakan diri dengan faktur PDF pasti akan sangat bermanfaat.

Selain itu, sebaiknya Anda menyiapkan stempel elektronik sedini mungkin.

 

Di tempat kami, pada dasarnya semua faktur dibuat secara elektronik, jadi,

Meskipun perusahaan besar tertentu di atas meminta kami mengirimkan kertas faktur, kami hanya perlu mencetaknya dengan printer.

Baik dicetak di rumah maupun dicetak oleh pihak yang menerima email tersebut, hasilnya tetap sama saja.

Hanya membuang-buang biaya dan waktu saja...

 

Jujur saja, saya rasa ini adalah bidang yang tidak dipahami oleh para pekerja kantoran.

Kalau perusahaan bilang begitu, ya sudah. Begitulah ceritanya.

Namun, saya ingin Anda menyadari bahwa hal itu sebenarnya sangat boros.

Dan juga, bahwa hal itu sah.

 

Sampai jumpa lagi.

---

Apa itu Undang-Undang Penyimpanan Buku Besar Elektronik?

**Undang-Undang Penyimpanan Buku Besar Elektronik (Den-shi Chōbo Hozon Hō)** adalah undang-undang yang disahkan pada tahun 1998 (Heisei 10), yang,
Ini merupakan ketentuan yang mengizinkan perusahaan untuk “menyimpan pembukuan dan dokumen dalam bentuk data elektronik, bukan dalam bentuk kertas”.

Aturan ini menetapkan ketentuan mengenai penyimpanan elektronik buku-buku catatan perpajakan nasional serta faktur dan kuitansi.

---

1. Dokumen yang dimaksud

• Buku-buku pembukuan terkait pajak nasional(Buku Jurnal, Buku Besar, dan sebagainya)

• Dokumen-dokumen terkait pajak nasional(faktur, kuitansi, penawaran harga, perjanjian, dan sebagainya)

2. Tiga kategori metode penyimpanan

Undang-Undang Penyimpanan Buku Besar Elektronik menetapkan tiga metode utama sebagai berikut.

1. Penyimpanan Buku Besar Elektronik, dsb.
   → Buku besar yang dibuat menggunakan perangkat lunak akuntansi dan sejenisnya disimpan apa adanya sebagai data elektronik.

2. Penyimpanan melalui pemindai
   → Memindai faktur atau kuitansi yang diterima dalam bentuk kertas, lalu menyimpannya sebagai data elektronik.

3. Penyimpanan Data Transaksi Elektronik
   → Simpan dalam bentuk data elektronik faktur, kuitansi, dan dokumen serupa lainnya yang diterima melalui PDF atau lampiran email, yaitu dokumen yang sejak awal telah dipertukarkan secara elektronik.

3. Persyaratan penyimpanan

Sebagai ganti pengakuan terhadap penyimpanan elektronik, terdapat persyaratan untuk mencegah pemalsuan dan memastikan kemudahan pencarian.

• Menjamin Keabsahan(Mekanisme yang tidak dapat dimanipulasi, seperti cap waktu dan pengelolaan log, dll.)

• Menjamin visibilitas(Dapat ditampilkan di layar dan dicetak)

• Fungsi pencarian(Dapat dicari berdasarkan tanggal, jumlah, mitra bisnis, dan sebagainya)

4. Proses Amandemen

• Berlaku sejak tahun 1998: Mengizinkan penyimpanan buku besar elektronik

• Amandemen tahun 2005: Kini dapat disimpan melalui pemindai

• Amandemen Tahun 2020: Penyederhanaan prosedur (penghapusan sistem persetujuan sebelumnya, dll.)

• Berlaku mulai Januari 2022: Penyimpanan data transaksi elektronik menjadi wajib

• Berlaku penuh pada Januari 2024: Penyimpanan dalam bentuk cetakan tidak diperbolehkan; data elektronik wajib disimpan secara elektronik

Ringkasan

Undang-Undang Penyimpanan Buku Besar Elektronik adalah,
**“Undang-undang yang menetapkan aturan agar pembukuan, faktur, dan kuitansi dapat disimpan dalam bentuk data elektronik, bukan dalam bentuk kertas”**.

Mulai tahun 2024, penyimpanan transaksi elektronik dalam bentuk data elektronik menjadi wajib sepenuhnya, dan semua sektor industri, termasuk sektor konstruksi, harus menyesuaikan diri dengan ketentuan ini.