Liệu mình có đang quá quan tâm đến người đặt hàng không?

Trong trường hợp công trình xây dựng dân dụng, khi nhận được hợp đồng, chủ đầu tư rất có thể là một cơ quan nhà nước. Sau khi người phụ trách được chỉ định, về cơ bản, công trình sẽ được triển khai thông qua việc trao đổi với người đó trong suốt thời gian thi công.

Trong quá trình tiến hành công trình,Có phải mình đang quá quan tâm đến người đặt hàng không?Tôi thường có suy nghĩ như vậy.

Không cần phải nói cũng biết, chủ đầu tư chính là khách hàng. Đảm bảo chất lượng theo yêu cầu của chủ đầu tư và bàn giao công trình là mục tiêu lớn của chúng tôi, những kỹ sư quản lý thi công. Tuy nhiên, trong quá trình đó, tôi thường cảm thấy rằng do quá coi trọng chủ đầu tư như khách hàng, chúng tôi lại trở nên quá dè dặt, dẫn đến kết quả ngược lại.

Trước hết,Cách nghĩ rằng “người đặt hàng = khách hàng” là hơi sai lệch một chútTôi cũng có cảm nhận như vậy. Lấy ví dụ trong lĩnh vực kiến trúc, khi có khách hàng mua nhà ở, thì điều cần thiết là phải đảm bảo chất lượng làm hài lòng khách hàng đó.

Tuy nhiên, trong lĩnh vực xây dựng dân dụng, mặc dù chủ đầu tư đúng là khách hàng, nhưng mục đích của họ chắc hẳn là thực hiện thi công đúng theo bản thiết kế. Nói cách khác, dù có phải quan tâm đến nhiều khía cạnh đi chăng nữa, tôi vẫn cho rằng điều quan trọng là phải biết tập trung vào khía cạnh nào.

Ví dụ về việc quá cẩn trọng dẫn đến thất bại

Vậy thì, chúng ta hãy cùng xem xét một số ví dụ cụ thể về những sai lầm.

Có lẽ phần lớn là các cuộc họp và công việc liên quan đến hồ sơ. Khi công trình bắt đầu, việc trao đổi với chủ đầu tư về cơ bản sẽ được thực hiện thông qua sổ ghi chép cuộc họp công trình. Việc nộp sổ ghi chép cuộc họp công trình thường được thực hiện sau khi đã kiểm tra tính nhất quán của các tài liệu trước đó.

Chúng tôi sẽ nhờ họ xác nhận một lần, và tùy theo cách xử lý câu trả lời đó mà sẽ tiến hành nộp bản cuối cùng; tuy nhiên, tất nhiên là trong số các bên đặt hàng cũng có những người trả lời chậm.

Trong những trường hợp như vậy, lẽ ra bạn sẽ gọi điện hoặc gửi email để nhắc nhở, nhưng lại cảm thấy ngại khi phải thúc giục đối phương nên không dám nhắc nhở nhiều, kết quả là bạn đã chờ cả ngày mà vẫn không nhận được phản hồi, và cuối cùng phải gọi điện vào ngày hôm sau – liệu bạn có từng trải qua tình huống như vậy không?

Đây chẳng phải là một ví dụ điển hình về việc quá cẩn trọng đến mức dẫn đến thất bại sao? Công việc lẽ ra chỉ cần gọi điện thoại vào ngày hôm đó và nhận được câu trả lời là xong, nhưng cuối cùng lại bị hoãn sang ngày hôm sau.

Trong nhiều trường hợp, chủ đầu tư cũng đang phải lo nhiều công trình cùng lúc, nên có thể họ đã quên mất việc này. Dù có nhắc nhở thì cũng không phải lúc nào cũng nhận được phản hồi ngay lập tức, nhưng nếu không nhắc nhở một cách vừa phải, công trình có thể sẽ bị đình trệ.

Không ngừng công việc tại hiện trường trong khi chờ câu trả lời

Lý do tại sao tôi lại nói rằng ”không nên quá nể nang người đặt hàng mà cần phải thúc giục họ ở một mức độ nhất định” là vì “điều đó sẽ gây cản trở cho công việc tại hiện trường”.

Nếu trì hoãn công việc vì đang chờ phản hồi, có thể sẽ xảy ra trường hợp khách hàng lại gửi thư thúc giục vào đúng lúc bạn đang bận rộn. Đây là trường hợp tồi tệ nhất. Nếu những tài liệu mà bạn đã để chờ phản hồi lại bị khách hàng thúc giục, thì điều đó chứng tỏ bạn có vấn đề trong vai trò quản lý thi công.

Quả thực, việc gọi điện nhiều lần có thể khiến bạn cảm thấy ngại ngùng. Tuy nhiên, vẫn có nhiều cách để giải quyết vấn đề này, chẳng hạn như gọi lại sau 2 giờ, giả vờ gọi vì việc khác để nhắc nhở, hoặc nếu cảm thấy đối phương có vẻ không định trả lời thì hãy thẳng thắn nói rõ rằng bạn muốn nhận được câu trả lời trong ngày hôm nay.

Có thể bạn sẽ lo lắng rằng “Nếu bị khách hàng ghét thì phải làm sao?”, nhưng chỉ cần khéo léo trong cách nói là được. Điều tôi luôn chú ý khi gọi điện nhắc nhở là gọi tên khách hàng.

“Anh/Chị ○○, việc kiểm tra tài liệu đó thế nào rồi ạ?”, “Anh/Chị ○○, nếu anh/chị có thể trả lời trong hôm nay thì tôi nghĩ chúng tôi có thể nộp tài liệu ngay lập tức”, v.v… Tôi cố gắng gọi tên đối phương trong mọi trường hợp. Chỉ cần làm vậy thôi là ấn tượng đã thay đổi đáng kể. Để công việc tại hiện trường không bị gián đoạn, tốt nhất là nên bắt đầu từ những việc nhỏ nhặt.

――Mối quan hệ tin cậy với khách hàng quả thực rất quan trọng. Tuy nhiên, mối quan hệ tin cậy không phải là thứ có thể xây dựng được chỉ bằng cách quá cẩn trọng.

Việc giao tiếp và thấu hiểu lẫn nhau là rất quan trọng. Khi chúng ta cùng nhau đề xuất những phương án tối ưu và hoàn thành tốt công việc, mối quan hệ tin cậy sẽ được hình thành.

Quá tự cao tự đại thì không tốt, nhưng im lặng không nói gì thì còn nguy hiểm hơn. Với tư cách là người quản lý thi công, hãy trở thành người có thể kiên quyết thúc giục bất kỳ đối tác nào.

Từ vị thần thi công