Apakah kita terlalu memikirkan perasaan pihak pemesan?

Dalam kasus pekerjaan konstruksi sipil, ketika sebuah proyek diterima, kemungkinan besar pemberi kerja adalah pihak pemerintah. Setelah penanggung jawab ditetapkan, pada dasarnya pekerjaan akan dilanjutkan dengan berkoordinasi bersama penanggung jawab tersebut selama masa pelaksanaan proyek.

Dalam rangka melanjutkan pekerjaan konstruksi,Apakah kita terlalu memikirkan perasaan pihak pemesan?Seringkali aku berpikir demikian.

Tak perlu diragukan lagi, pemberi pesanan adalah pelanggan. Menjamin kualitas yang diinginkan pemberi pesanan dan menyelesaikan proyek sesuai harapan merupakan tujuan utama kami sebagai teknisi manajemen konstruksi. Namun, dalam konteks ini, seringkali saya merasa bahwa karena terlalu memandang pemberi pesanan sebagai pelanggan, kami justru menjadi terlalu berhati-hati hingga justru menimbulkan efek sebaliknya.

Pertama-tama,Pandangan yang menganggap “pemberi pesanan = pelanggan” agak keliruSaya juga merasakan hal yang sama. Dalam bidang arsitektur, misalnya, ada pelanggan yang membeli rumah, dan kita dituntut untuk memastikan kualitas yang memuaskan bagi pelanggan tersebut.

Namun, dalam bidang teknik sipil, meskipun pemesan memang merupakan klien, tujuan pemesan tentu saja adalah agar pekerjaan konstruksi dilakukan sesuai dengan dokumen desain. Dengan kata lain, meskipun kita harus bersikap penuh perhatian, saya merasa yang terpenting adalah pada hal apa kita harus bersikap penuh perhatian tersebut.

Contoh kegagalan akibat terlalu berhati-hati

Baiklah, mari kita lihat contoh-contoh kegagalan yang konkret.

Yang paling sering dilakukan mungkin adalah rapat dan urusan dokumen. Begitu pekerjaan konstruksi dimulai, komunikasi dengan pemberi kerja pada dasarnya dilakukan melalui buku rapat konstruksi. Penyerahan buku rapat konstruksi sering kali dilakukan setelah terlebih dahulu memastikan kesesuaian dokumen.

Kami akan meminta mereka untuk memeriksanya terlebih dahulu, dan berdasarkan tanggapan mereka, kami akan melakukan pengajuan akhir; namun, tentu saja ada juga pihak pemesan yang lambat dalam memberikan tanggapan.

Pada saat-saat seperti itu, biasanya kita akan menelepon atau mengirim email untuk menagih, tetapi karena merasa tidak enak hati untuk mendesak pihak lain, kita jadi enggan melakukannya; kita menunggu sepanjang hari tanpa mendapat jawaban, dan akhirnya menelepon keesokan harinya. Apakah Anda pernah mengalami hal seperti itu?

Bukankah ini contoh klasik dari kegagalan akibat terlalu berhati-hati? Pekerjaan yang seharusnya bisa diselesaikan jika menelepon pada hari itu dan mendapatkan jawaban, pada akhirnya malah ditunda hingga keesokan harinya.

Seringkali, pemesan juga menangani beberapa proyek sekaligus, sehingga terkadang hal ini terlupakan. Meskipun tidak selalu mendapat jawaban segera setelah mengingatkan, jika kita tidak terus mengingatkan tanpa terlalu berlebihan, proyek tersebut bisa jadi terhenti.

Jangan menghentikan pekerjaan di lapangan sambil menunggu jawaban

Alasan mengapa saya mengatakan bahwa ”kita harus sedikit mendesak pihak pemesan tanpa perlu terlalu memperhatikannya” adalah karena “hal itu akan menimbulkan gangguan di lapangan”.

Jika menunda pekerjaan sambil menunggu jawaban, terkadang justru pada saat sedang sibuklah pihak pemberi pekerjaan akan mengirimkan teguran. Ini adalah contoh terburuk. Jika dokumen yang seharusnya sedang ditunggu jawabannya justru menjadi alasan pihak pemberi pekerjaan untuk menagih, hal itu menunjukkan adanya masalah dalam manajemen konstruksi.

Memang, menelepon berkali-kali mungkin terasa canggung. Namun, ada berbagai cara yang bisa dilakukan, seperti menelepon dengan selang waktu dua jam, berpura-pura menelepon untuk urusan lain sambil menagih jawaban, atau jika terasa sepertinya tidak akan ada jawaban, sampaikan secara terus terang bahwa Anda menginginkan jawaban hari ini juga.

Anda mungkin khawatir akan dibenci oleh pemberi pesanan, tetapi hal itu bisa diatasi dengan cara berbicara yang tepat. Hal yang saya perhatikan saat menelepon untuk menagih adalah menyebut namanya.

“Pak/Bu ○○, bagaimana dengan pengecekan dokumen yang dimaksud?” “Pak/Bu ○○, jika Anda bisa memberikan tanggapan hari ini, saya rasa dokumen tersebut bisa segera diajukan.” Dengan cara seperti itu, saya berusaha untuk selalu menyebut nama mereka. Hal ini saja sudah cukup untuk mengubah kesan secara signifikan. Agar pekerjaan di lapangan tidak terhenti, sebaiknya kita memulainya dari hal-hal kecil.

――Hubungan kepercayaan dengan pemberi pesanan memang penting. Namun, hubungan kepercayaan tidak terbentuk hanya dengan bersikap terlalu hati-hati.

Komunikasi yang baik antar sesama sangatlah penting. Ketika kita saling mengusulkan cara terbaik dan berhasil menyelesaikan pekerjaan dengan baik, hubungan saling percaya pun terjalin.

Terlalu memaksakan kehendak sendiri memang tidak baik, tetapi tidak mengatakan apa pun sama sekali jauh lebih berbahaya. Sebagai manajer konstruksi, jadilah orang yang mampu menagih dengan tegas kepada siapa pun.

Dari Dewa Konstruksi