नमस्ते सबैलाई।
यो एन्टा हो।
यस पटक हामी 'के PDF फाइलको रूपमा इमेलमार्फत बिल पठाउनु राम्रो विचार हो?' भन्ने प्रश्न हेर्नेछौं।
त्यसैले मैले सोचेँ कि म 'कागजी किताब र PDF बीच के फरक छ?' भन्ने प्रश्नबारे लेख्नेछु।
PDF को रूपमा पठाउँदा कुनै कानुनी समस्या छैन।
म विश्वास गर्छु कि निर्माण उद्योगमा अझै पनि 'कागजी बिलहरू' हुलाकबाट पठाउने प्रचलन सामान्य छ।
तर वास्तविकतामा, यसलाई 'कागजमा हुनुपर्छ' भनी तोक्ने कुनै कानून छैन।
कारण यो हो कि हामी सामान्यतया कागजातहरू इलेक्ट्रोनिक ढाँचा (PDF) मा पठाउँछौं।
साँचो भन्नुपर्दा, यसलाई पठाउँदा लाग्ने झन्झट र खर्चलाई विचार गर्दा, यो साँच्चै फजुल खर्च हो।
PDF वा Excel फाइल जस्ता इलेक्ट्रोनिक स्वरूपमा बिल पठाए पनि, प्राप्तकर्ताले प्राप्ति पुष्टि गरेमा त्यो मान्य हुन्छ।
यसबाहेक, राष्ट्रिय कर एजेन्सीद्वारा निर्दिष्ट गरिए अनुसार,इलेक्ट्रोनिक लेखा अभिलेख संरक्षण ऐनयसअनुसार,
फाइललाई PDF को रूपमा सुरक्षित गरेर लेखा सम्बन्धी प्रयोजनका लागि पनि प्रयोग गर्न सकिन्छ।
लेखा अभिलेखहरूको इलेक्ट्रोनिक भण्डारण सम्बन्धी ऐन यस पृष्ठको तल दिइएको छ।
PDF र कागज बीचको भिन्नता
-
कानूनी प्रभाव: दुवै एउटै हुन् (अर्को पक्षले सहमति जनाएमा मान्य)
-
पोस्टेज खर्च: PDF निःशुल्क छ; कागजी संस्करणको लागि मुद्रण र हुलाक शुल्क लाग्नेछ।
-
गतिPDF हरू सोही दिन पठाइन्छन्; कागजी प्रतिहरू हुलाकबाट पठाइन्छन् र १–२ दिन लाग्छ।
-
बचाउनुहोस्PDF हरू इलेक्ट्रोनिक रूपमा भण्डारण गरिन्छन् र खोज्न सजिलो हुन्छन्, जबकि कागजी कागजातहरू अभिलेखालयमा भण्डारण गर्नुपर्छ।
-
साक्ष्य मूल्यPDF हरूलाई डिजिटल हस्ताक्षर र टाइमस्ट्याम्पद्वारा सुरक्षित गर्न सकिन्छ, जबकि कागजी कागजातहरूलाई सिलद्वारा प्रमाणीकरण गरिन्छ।
- सील: यो इलेक्ट्रोनिक छाप भएकाले, छापिए पनि वा इमेलमार्फत पठाइए पनि उस्तै हुन्छ।
निर्माण उद्योगसँग सम्बन्धित ध्यान दिनुपर्ने कुराहरू
यद्यपि निर्माण उद्योगमा अझै पनि धेरै कम्पनीहरूले 'केवल कागजी कागजात मात्र स्वीकार्छन्', तर दृष्टिकोणहरू उल्लेखनीय रूपमा लचिलो हुँदै गइरहेका छन्।
थप रूपमा, भौतिक स्ट्याम्प प्रयोग गर्ने संस्कृति अझै पनि गहिरोसँग जरा गाडिएको छ, त्यसैले एक मात्र प्रश्न यो हो कि अर्को पक्षले केवल कम्पनीको छापको छवि समावेश गरेको PDF स्वीकार गर्नेछ कि गर्दैन।
यद्यपि, बीजकमा प्रयोग गरिने छाप सामान्यतया व्यक्तिगत छाप मात्र हो। यो खासै महत्वपूर्ण छाप होइन (उदाहरणका लागि, तपाईं कम्पनीको दर्ता गरिएको छाप प्रयोग गर्नुहुन्न)।
यसबाहेक, अक्टोबर २०२३ मा लागू गरिएको बिलिङ प्रणालीको प्रभावका कारण, भविष्यमा 'PDF' फाइलहरूभन्दा एक कदम अगाडि रहेको 'इलेक्ट्रोनिक बिलहरू' अपनाउने प्रवृत्ति बढ्दै गएको छ।
विशेष गरी ठूला कम्पनीहरू कागजी स्वरूपबाट डिजिटल स्वरूपमा बढ्दो रूपमा सर्दैछन्।
हालै, तथापि, मैले एक प्रमुख कम्पनीबाट एउटा इमेल प्राप्त गरेँ जसमा भनिएको थियो कि उनीहरूले इमेलमार्फत बिल पठाउन बन्द गरेका छन् र अब हामीलाई त्यसको छापा प्रति पठाउन भनिरहेका छन्।
यो साँच्चै पागल हो हाहा
निष्कर्षमा,छपाइएको संस्करण र PDF कानुनी वैधताको हिसाबले लगभग समान छन्।बस यत्ति।
तर, निर्माण उद्योगमा 'ग्राहकहरूको व्यापारिक अभ्यासहरू' को महत्वपूर्ण प्रभाव हुन्छ, त्यसैले
व्यवहारमा, अर्को व्यक्तिको आवश्यकताअनुसार आफूलाई अनुकूल बनाउनु बढी यथार्थपरक हुन सक्छ।
डिजिटलकरणतर्फको परिवर्तन तीव्र बन्दै गएकोले PDF बिलहरूमा अभ्यस्त हुनु निश्चित रूपमा फाइदाजनक हुनेछ।
साथै, सम्भव भएमा कृपया एउटा इलेक्ट्रोनिक सिल तयार राख्नुहोस्।
हामी सामान्यतया हाम्रा सबै बीजकहरू इलेक्ट्रोनिक रूपमा जारी गर्ने भएकाले,
माथि उल्लेखित त्यो प्रमुख कम्पनीले हामीलाई मूल बिल फारामहरू पठाउन भन्यो भने पनि, हामी तिनलाई प्रिन्टरमा छाप्ने मात्रै गर्थ्यौं।
मैले यसलाई घरमै प्रिन्ट गरेँ वा प्राप्तकर्ताले इमेलबाट प्राप्त गरेपछि प्रिन्ट गरेँ, यसले कुनै फरक पार्दैन।
यो त केवल समय र पैसाको बर्बादी हो...
साँचो भन्नुपर्दा, मलाई लाग्दैन कि यो क्षेत्र कार्यालयका कर्मचारीहरूले बुझ्न सक्ने हो।
यदि कम्पनीले मलाई त्यस्तो भन्छ भने, यो केवल 'ओहो, त्यस्तो हो र?' भन्नु मात्र हो र त्यहीँ समाप्त हुन्छ।
तर म यो औंल्याउन चाहन्छु कि वास्तवमा यो ठूलो बर्बादी हो।
र यो पनि कि यो कानुनी हो।
फेरि भेटौँला।
इलेक्ट्रोनिक बहीखाता ऐन के हो?
**इलेक्ट्रोनिक बहीखाता संरक्षण ऐन** सन् १९९८ (हेइसेई १०) मा पारित गरिएको कानून हो, जसले
यसले कम्पनीहरूलाई आफ्ना खाता र कागजातहरू कागजमा होइन, विद्युतीय रूपमा भण्डारण गर्न अनुमति दिन्छ।
यसले करसम्बन्धी अभिलेख, बीजक र रसीदहरूको इलेक्ट्रोनिक भण्डारणका नियमहरू निर्धारण गर्दछ।
१. समावेश गरिएका कागजातहरू
-
राष्ट्रिय कर-सम्बन्धित खाताहरू(जर्नल, जनरल लेजर, आदि)
-
राष्ट्रिय कर-सम्बन्धी कागजातहरू(इनभ्वाइसहरू, रसिदहरू, उद्धरणहरू, सम्झौताहरू, आदि)
२. भण्डारण विधिहरूका तीन श्रेणीहरू
इलेक्ट्रोनिक बहीखाता ऐनले निम्न तीन मुख्य विधिहरू तोकेको छ:
-
इलेक्ट्रोनिक अभिलेख राख्ने, आदि
→ लेखा सफ्टवेयर आदि प्रयोग गरेर सिर्जना गरिएका खाता पुस्तिकाहरूलाई सिधै इलेक्ट्रोनिक डाटाको रूपमा सुरक्षित गर्नुहोस्। -
स्क्यान गरिएको प्रतिलिपि
→ कागजी बीजक र रसिदहरू स्क्यान गरी तिनीहरूलाई डिजिटल फाइलको रूपमा सुरक्षित गर्नुहोस्। -
इलेक्ट्रोनिक कारोबार डेटाको भण्डारण
→ प्राप्त भएका इनभ्वाइस, रसिद र अन्य कागजातहरूलाई PDF फाइल वा इमेल संलग्नकको रूपमा—अर्थात् सुरुदेखि नै इलेक्ट्रोनिक रूपमा आदानप्रदान गरिएका कागजातहरू—डिजिटल स्वरूपमा सुरक्षित गर्नुहोस्।
३. प्रतिधारण आवश्यकताहरू
इलेक्ट्रोनिक भण्डारणको अनुमति दिने सन्दर्भमा, डेटा अखण्डता र खोजयोग्यता सुनिश्चित गर्नका लागि केही आवश्यकताहरू लागू गरिएको छ।
-
शुद्धता सुनिश्चित गर्दै(हस्तक्षेप रोक्ने संयन्त्रहरू, जस्तै टाइमस्ट्याम्प र लग व्यवस्थापन, आदि)
-
दृश्यता सुनिश्चित गर्ने(स्क्रिनमा देखाउन वा प्रिन्ट गर्न सकिन्छ)
-
खोज कार्य(मिति, रकम, व्यापार साझेदार आदि अनुसार खोज्न सम्भव हुनुपर्छ।)
४. संशोधनको प्रक्रिया
-
सन् १९९८ मा पारितइलेक्ट्रोनिक अभिलेख राख्ने अनुमति प्रदान गरिएको छ।
-
२००५ संशोधनस्क्यान गरिएका कागजातहरू अब सुरक्षित गर्न सकिन्छ।
-
२०२० संशोधन: प्रक्रियाहरूको सरलीकरण (जस्तै पूर्व स्वीकृति प्रणालीको उन्मूलन)
-
जनवरी २०२२ मा लागू हुने: इलेक्ट्रोनिक लेनदेन डेटाको अनिवार्य संरक्षण
-
जनवरी २०२४ मा पूर्ण रूपमा कार्यान्वयन गरियो।कागजी स्वरूपमा बचत गर्न अनुमति छैन; इलेक्ट्रोनिक डाटा इलेक्ट्रोनिक रूपमै भण्डारण गर्नुपर्छ।
सारांश
इलेक्ट्रोनिक बहीखाता ऐन हो,
"खाता, बीजक र रसिदहरू कागजमा होइन, विद्युतीय रूपमा भण्डारण गर्ने नियमहरू निर्धारण गर्ने कानून"।
२०२४ देखि, इलेक्ट्रोनिक लेनदेनको इलेक्ट्रोनिक स्वरूपमा भण्डारण सर्वत्र अनिवार्य हुनेछ, र निर्माण उद्योग लगायत सबै क्षेत्रहरूले यसको पालना गर्नुपर्नेछ।
