Ambil beberapa foto keseluruhan sebelum dan sesudah pekerjaan selesai, dan simpan bukti-bukti tersebut.
Sekilas hal ini mungkin tampak biasa saja, tetapi jika tidak ada bukti, hal ini dapat menimbulkan masalah dengan pelanggan di kemudian hari dan berpotensi berkembang menjadi perselisihan yang serius.
Kali ini, saya ingin berbagi kisah pengalaman pribadi ketika saya sendiri secara langsung menyadari betapa pentingnya bukti.
Suatu hari, tiba-tiba ada satu panggilan telepon yang masuk
Ini terjadi saat proyek yang saya rancang sedang dalam tahap pembangunan. Tiba-tiba, saya menerima telepon dari klien.
“Kabel yang tidak termasuk dalam proyek konstruksi ini terlepas, bisakah Anda segera datang untuk memeriksanya?”
Pada dasarnya, komunikasi selama masa pengerjaan akan ditangani oleh petugas dari bagian konstruksi.
Namun, setelah saya tanyakan kepada pelanggan tersebut, ternyata mereka tidak bertukar nomor kontak dengan petugas pelaksana, sehingga mereka menghubungi saya—sebagai petugas desain yang mengetahui nomor kontaknya.
Saya segera melaporkan situasi tersebut kepada petugas konstruksi, tetapi sayangnya ia sedang menangani proyek lain sehingga tidak bisa langsung bertindak. Karena itu, saya yang berasal dari departemen desain pun terpaksa bergegas ke lokasi untuk menggantikan petugas konstruksi tersebut.
Situasi yang dihadapi di lapangan
Setibanya di lokasi, pelanggan mengantar kami ke ruang listrik dan membuka pintu panel untuk kami.
“Seharusnya kabel-kabel di sini tidak termasuk dalam proyek renovasi, tapi lihat saja, kan, kabel-kabel itu menggantung begitu saja.”
Ketika saya melihat ke arah yang ditunjuk pelanggan, memang benar ada satu kabel yang menggantung di udara.
“Sebenarnya, kabel ini seharusnya terhubung ke sini,” ujarnya sambil menunjuk ke arah meteran listrik dan melanjutkan penjelasannya.
Namun, meteran listrik yang ditunjuk oleh pelanggan tersebut,Tempat yang sama sekali tidak ada hubungannya dengan proyek konstruksi kali iniDemikianlah. Meskipun berada di luar cakupan pekerjaan, mengapa situasi seperti ini bisa terjadi?
Pada hari itu, saya tidak berada di lokasi proyek saat pekerjaan sedang berlangsung, sehingga saya hanya dapat memahami situasi yang ada di hadapan saya, yaitu “kabelnya terlepas”. Oleh karena itu, saya berjanji untuk memeriksa situasi terlebih dahulu, lalu menyampaikan kepada penanggung jawab proyek bahwa saya akan kembali untuk memberikan penjelasan lebih lanjut, dan segera bergegas kembali ke kantor.
Jawaban “Saya tidak ingat pernah melakukan hal itu” dan tidak adanya bukti yang tersedia
Setibanya di kantor, saya mendapati bahwa petugas lapangan juga sudah kembali, sehingga saya langsung menjelaskan situasi yang terjadi di lokasi proyek.
Namun, dari pihak yang bertanggung jawab,"Saya tidak ingat pernah melakukan hal itu"Saya hanya mendapat jawaban seperti itu, sehingga saya sama sekali tidak dapat mengidentifikasi penyebabnya.
Hambatan terbesar dalam hal ini adalah fakta bahwa “tidak ada bukti yang tersedia”. Kami tidak mengambil foto keseluruhan bagian dalam panel sebelum dan sesudah pekerjaan dilakukan.
Seandainya kami menyimpan beberapa foto sebelum dan sesudah pekerjaan, kami pasti bisa mengetahui dengan pasti apakah bagian tersebut memang sudah terlepas sejak awal atau justru bergeser akibat pekerjaan kali ini. Namun, karena tidak ada satu pun bukti objektif, kami pun terjebak dalam situasi yang sangat merugikan bagi perusahaan kami.
Pada akhirnya, karena tidak dapat dibuktikan penyebab terlepasnya kabel yang berada di luar cakupan pekerjaan, perusahaan kami memutuskan untuk melakukan perbaikan secara gratis.
Mengapa bukti-bukti tersebut tidak disimpan?
Dalam kasus ini, tidak adanya bukti sebelum dan sesudah pekerjaan konstruksi merupakan faktor utama yang menghambat penentuan penyebabnya.
Lalu, mengapa pada saat itu tidak ada bukti yang tersisa?
Pada saat itu, di dalam perusahaan kami telah melakukan pekerjaan konstruksi puluhan bahkan ratusan kali, dan kesalahan serupa belum pernah terjadi sebelumnya. Bukan berarti kami terlalu percaya diri dengan keyakinan bahwa “kami pasti tidak akan melakukan kesalahan”, tetapi entah mengapa ada perasaan seolah-olah hal itu bukan urusan kami, yaitu “hal seperti itu pasti tidak akan terjadi pada kami”, sehingga kami bahkan tidak pernah membayangkannya.
Akibatnya,Kesadaran untuk meninggalkan bukti itu sendiri telah hilangItulah.
Untuk mencegah terjadinya masalah sejak dini
Melalui pengalaman pahit ini, saya sekali lagi sangat menyadari betapa pentingnya bukti.
Sebagai langkah pencegahan terulangnya kegagalan ini, saat ini perusahaan kami telah menetapkan aturan bahwa dalam pekerjaan instalasi listrik di dalam panel, “harus diambil beberapa foto keseluruhan bagian dalam panel sebelum dan sesudah pekerjaan”. Kami telah mengubah prosedur operasional menjadi membandingkan foto sebelum dan sesudah pekerjaan untuk memastikan tidak ada perubahan pada bagian yang tidak termasuk dalam lingkup pekerjaan.
Dengan menyimpan bukti seperti ini sejak awal, hal tersebut akan menjadi benteng perlindungan yang andal untuk mencegah terjadinya masalah dengan pelanggan di kemudian hari.
Bagi Anda semua yang sedang membaca artikel ini, apakah di lokasi kerja Anda sudah berhasil mendokumentasikan bukti-bukti sebelum dan sesudah pekerjaan dengan baik?
