Xin chào mọi người.

Đây là Enta.

Khi các bạn trao tài liệu cho người khác, liệu tài liệu đó có dễ hiểu đối với người nhận không?

Dù là Excel hay Word, liệu người khác có thể hiểu ngay từ cái nhìn đầu tiên rằng “À, là chuyện này à” không?

Nếu đó là một tài liệu chỉ nhằm thỏa mãn bản thân, thì dù công việc của bạn có kết thúc ngay khi tài liệu đó được chuyển cho người khác,

Người nhận sẽ chỉnh sửa lại nội dung đó để người khác có thể hiểu được. Công sức bỏ ra gấp đôi trở lên

 

Công việc của bạn như vậy có ổn không?

 

Khi tôi còn trẻ, có một điều mà người tiền bối đã nói với tôi một cách gay gắt, đó là,

Hãy suy nghĩ xem liệu đó có phải là loại tài liệu mà ngay cả người không chuyên khi đến hiện trường và xem qua cũng có thể nắm được quy trình ngay từ cái nhìn đầu tiên hay không.

Dù là bản vẽ hay bảng khối lượng, liệu bạn có thể nắm được tiêu chuẩn và khối lượng ngay từ cái nhìn đầu tiên không?

Có hợp lý không?

 

Tôi cũng thường nhận được các tài liệu từ người khác.

Có những người đã hoàn thiện đến mức có thể giao ngay (từ phải sang trái), nên tôi chỉ biết cảm ơn mà thôi.

Tuy nhiên, nếu nhận được tài liệu không đúng yêu cầu, trong trường hợp xấu nhất, chúng tôi sẽ phải làm lại từ đầu.

Việc này thật là tốn công sức. (Dù sao thì mình cũng không nói ra đâu...)

Hơn nữa, nếu chính bản thân tôi là người đại diện tại công trường và tham gia kiểm tra thì có thể giải thích bằng lời nói nên không có vấn đề gì, nhưng,

Nếu là nhà thầu phụ cấp 1, điều này sẽ ảnh hưởng đến đánh giá của nhà thầu chính.

 

Hơn nữa, vì điều này còn phụ thuộc vào mức độ hiểu biết của nhà thầu chính, nên tốt nhất là chúng ta nên cố gắng soạn thảo các tài liệu sao cho dễ hiểu nhất có thể.

Vậy, tài liệu dễ hiểu là như thế nào?

Trong trường hợp là bảng số lượng

Sự dễ hiểu của các mục theo chiều dọc và chiều ngang, cũng như cách hiển thị công thức tính toán.

Dù có hơi phiền phức một chút, nhưng trong trường hợp của tôi, tôi vẫn thường sử dụng hàm FIXED trong Excel.

Hàm này sẽ chuyển các giá trị số trong Excel thành chuỗi ký tự. Đây là một hàm rất đơn giản nên tôi khuyên bạn nên sử dụng.

 

Còn lại thìSự nhất quán giữa bảng số lượng và bản vẽ.

Tôi nghĩ điểm này rất quan trọng.

Bản vẽ làm cơ sở tính toán số lượng là tuyệt đối, nên nếu khó hiểu thì hãy ghi chú vào bảng số lượng và đánh số tương ứng tại vị trí tương ứng trên bản vẽ.

 

Điều này thực ra không khó lắm, nhưng,

Vì trước đây tôi đã từng nhận được một món quà rất đặc biệt nên bản thân tôi cũng cố gắng cẩn thận hết mức có thể.

 

Nếu bạn nhìn vào những giấy tờ mình nộp mà tự hỏi “???”, thì chắc chắn người khác cũng sẽ không hiểu đâu (cười)

Nếu tài liệu đó vốn dĩ đã khó hiểu, xin vui lòng ghi chú thêm.

Câu chuyện này không chỉ dừng lại ở các tài liệu bàn giao công trình!

Dù là loại giấy tờ nào hay mẫu nào đi chăng nữa thì cũng vậy thôi w

Những giấy tờ ??? thực sự gây rắc rối lắm, nên hãy cẩn thận nhé ^^

 

Hẹn gặp lại nhé.