“Dịch vụ soạn thảo hồ sơ” – thuật ngữ mà thỉnh thoảng ta nghe thấy là gì?
Mới đây, trong cuốn “Ngành xây dựng cũng không phải là ngoại lệ. Có thật là ngày càng có nhiều công ty và cá nhân nhận được đơn đặt hàng qua mạng xã hội không?』—tôi đã viết bài báo này, nhưng trong quá trình kết nối với những người làm trong lĩnh vực xây dựng qua mạng xã hội, tôi đã phát hiện ra một điều.
Điều đó có nghĩa là ngày càng có nhiều người lấy việc thay mặt khách hàng soạn thảo các tài liệu liên quan đến công trình xây dựng làm nghề chính.
Tôi từng có dịp trò chuyện với một người chuyên nhận làm dịch vụ soạn thảo hồ sơ; người này cho biết họ nhận được đơn đặt hàng từ khắp cả nước và dù các công trình họ đảm nhận không có quy mô lớn, nhưng họ đã đạt được nhiều thành tích ngay từ năm đầu tiên kinh doanh. Nhân tiện, người này sống ở vùng nông thôn và không lấy khu vực thủ đô làm thị trường chính.
Ngoài ra, tôi cũng từng đến gặp một người đang nhận làm dịch vụ soạn thảo hồ sơ tại một khu vực khác. Người đó vừa nhận thầu các công trình xây dựng bình thường, vừa kinh doanh dịch vụ soạn thảo hồ sơ như một mảng kinh doanh riêng. Qua việc quan sát người đó, tôi cảm thấy nhu cầu về dịch vụ soạn thảo hồ sơ dường như cao hơn tôi tưởng.
Các loại giấy tờ mà dịch vụ này có thể giúp lập thay
Các loại giấy tờ mà dịch vụ này thường giúp lập hộ chủ yếu bao gồm những nội dung sau đây.
- Bản kế hoạch thi công
- Tài liệu về chất lượng
- Tài liệu an toàn
- Sổ lưu trữ ảnh
- Bản vẽ hoàn công
- Bảng tính số lượng
- Kiểm tra giữa kỳ, hồ sơ hoàn công
Tất nhiên, tùy thuộc vào từng doanh nghiệp hay cá nhân mà có những loại giấy tờ có thể lập được và những loại không thể lập được, nhưng khi xem xét như thế này, tất cả đều là những giấy tờ không thể thiếu trong quá trình thi công, hơn nữa, đều là những giấy tờ đòi hỏi rất nhiều công sức để lập.
Chắc hẳn có rất nhiều kỹ sư phải làm thêm giờ nhiều giờ liền để soạn thảo những tài liệu này. Theo những gì tôi nghe được, dường như vẫn còn rất nhiều công trường mà do ban ngày nhân viên phải ra hiện trường làm việc nên họ phải làm thêm giờ vào ban đêm để soạn thảo tài liệu.
Trong bối cảnh thiếu hụt nhân lực và cải cách phương thức làm việc, liệu xu hướng này có tiếp tục gia tăng trong tương lai?
Trong ngành xây dựng, tình trạng thiếu nhân lực đã được nhắc đến từ lâu. Hơn nữa, với việc quy định giới hạn giờ làm thêm sắp có hiệu lực vào năm 2024, các công ty sẽ không thể tồn tại trong tương lai nếu không thay đổi cách làm việc như hiện nay.
Ngay cả tại các công ty xây dựng lớn, cũng có xu hướng giao thầu những phần công việc có thể giao thầu được, như một phần của nỗ lực cắt giảm giờ làm thêm và nâng cao hiệu quả công việc. Chẳng hạn, tôi được biết có một số công ty xây dựng và công trường đang tìm kiếm và liên hệ với các công ty có khả năng thực hiện các công việc như lập bản vẽ hay lập bảng tính khối lượng.
Ngoài ra, trong số các công ty tư vấn xây dựng, cũng có những công ty chủ yếu hỗ trợ công trường cho các công ty xây dựng, và bản thân tôi cũng đã từng làm việc với một công ty như vậy. Với những công ty như vậy, tôi cho rằng họ không chỉ có thể hỗ trợ về bản vẽ và khối lượng mà còn có thể thay mặt thực hiện các công việc như lập tài liệu nghiên cứu và tài liệu kiểm tra.
Mặt khác, nếu chỉ đơn thuần giao việc cho bên ngoài, vẫn còn nghi vấn về mức độ hiệu quả trong việc cắt giảm giờ làm thêm. Chắc chắn sẽ cần thời gian để kiểm tra các tài liệu do bên nhận thầu cung cấp, và tùy trường hợp, có thể sẽ phát sinh công việc chỉnh sửa. Ngoài ra, cũng cần phải tổng hợp các tài liệu cần thiết để giao việc.
Dù có vẻ như không thể loại bỏ hoàn toàn công sức và thời gian, nhưng nếu tính đến việc chỉ còn một năm rưỡi nữa là quy định giới hạn giờ làm thêm có hiệu lực, thì nếu không có biện pháp nào đó, sẽ là quá muộn. Vậy thì, tại sao không thử xem xét dịch vụ “thay mặt lập hồ sơ” nhỉ?
