Lời mở đầu
Lần này, chúng ta sẽ nói về “Sổ ghi chép cuộc họp công trình” – tài liệu được lập hàng ngày trong các công trình xây dựng dân dụng.
Gần đây, cùng với xu hướng số hóa, việc đơn giản hóa cũng đang được kêu gọi mạnh mẽ, nhưng tôi không cảm thấy lượng công việc phải làm đã giảm đi là bao (cười).
Vì vậy, tôi viết bài viết này với hy vọng rằng việc tập trung vào những điểm chính sẽ giúp các bạn tiết kiệm được một chút thời gian soạn thảo.
Lần này, những nội dung được tạo ra với tần suất cao“Thảo luận”と“Gửi”Tôi sẽ tập trung nói về vấn đề này.
Chúng ta sẽ tiếp tục với góc nhìn và điều kiện của một kỹ sư xây dựng làm việc tại công ty xây dựng tư nhân, đồng thời thực hiện các công trình xây dựng công cộng!
Giám đốc Jou
Tuy nhiên, không chỉ các bạn trẻ mà ngay cả những người có thâm niên, tôi nghĩ rằng họ càng có kinh nghiệm thì càng ít khi xem hay nghe hỏi về cách lập sổ ghi chép cuộc họp công trình của người khác.
Mong các bạn hãy đọc bài viết này như một trong những tài liệu tham khảo cho tương lai!
Bạn có biết về sổ ghi chép cuộc họp công trình không? [1: Các quy tắc cơ bản]
Trước hết, để đi thẳng vào kết luận,Sổ ghi chép cuộc họp công trình là công cụ giao tiếp giữa bên đặt hàng và bên nhận thầuĐó là bởi vì việc trao đổi phải được thực hiện bằng văn bản, chứ không phải bằng lời nói.
Từ đây, tôi sẽ trình bày kèm theo các ví dụ cụ thể.
Những điều cơ bản nhất
Điểm chung của tất cả là“Viết sao cho dễ hiểu và súc tích”. Đây là điều cơ bản!
Lý do là vì người đặt hàng sẽ xem hồ sơ của nhiều nhà thầu, nên việc quan tâm đến phía người kiểm tra quả thực là điều tiên quyết ^^;
Các loại sổ ghi chép cuộc họp về công trình
- Hướng dẫn
- Thảo luận
- Thông báo
- Nộp
- Báo cáo
- Sự đồng ý
Về sự khác biệt giữa các loại, xin vui lòng tham khảo tài liệu kỹ thuật chung. Trong bài viết này, tôi sẽ tập trung vào những điểm mà tôi cho là quan trọng nhất“Thảo luận”と“Gửi”Tôi sẽ nói chi tiết hơn về vấn đề này sau nhé.
Mức độ quan trọng của sổ ghi chép cuộc họp về công trình
Việc trao đổi bằng văn bản sẽ ”trở thành bằng chứng khi có thay đổi thiết kế”. Nói cách khác,Nếu không có văn bản này thì sẽ không được coi là thay đổi thiết kế = sẽ không được thanh toánĐó là điều đó.
Vì vậy, việc “chỉ nói miệng” là điều tồi tệ nhất! Hãy quản lý thi công với tinh thần nhất định phải lưu lại bằng chứng bằng văn bản hoặc sổ ghi chép cuộc họp công trình.
Về việc đơn giản hóa
Gần đây, nhằm mục đích nâng cao năng suất và rút ngắn thời gian làm việc, việc đơn giản hóa các thủ tục giấy tờ trong công trình đang được kêu gọi mạnh mẽ.
Đây là quan điểm cá nhân của tôi, nhưng…,Việc đơn giản hóa không có nghĩa là không cần phải lập hồ sơTôi cho rằng như vậy. Tôi cho rằng quan điểm cho rằng “vì là đơn giản hóa nên cần cắt giảm các công tác quản lý và hồ sơ, bao gồm cả sổ ghi chép cuộc họp thi công” là sai lầm.
Theo tôi hiểu, ý kiến này có nghĩa là “chỉ cần thực hiện công tác quản lý thi công tại công trường, còn các công việc như tổng hợp báo cáo một cách chi tiết thì không cần phải làm riêng”.
Tôi hy vọng mọi người cũng sẽ đọc kỹ và hiểu rõ các quy tắc.
Bạn có biết về sổ ghi chép cuộc họp công trình không? [2: Thảo luận]
Cũng bắt đầu từ kết luận luôn nhé, bạn nên sử dụng phương pháp tóm tắt. Lý do là vì người đọc (người đặt hàng) sẽ dễ hiểu nội dung hơn ^^
Tôi nghĩ rằng phần lớn các tình huống cần thảo luận đều diễn ra vào những lúc như thế này.
- Khi người đặt hàng muốn thay đổi thiết kế
- Khi nhà thầu nhận đơn hàng cho rằng cần phải ghi nhận khoản chi phí do thay đổi thiết kế
Trong những lúc như vậy, suy nghĩ của người đặt hàng khi nhận được bản thỏa thuận là,
- Tại sao vậy?
- Bao nhiêu vậy?
- Có kịp tiến độ không?
Vì tôi cho rằng người nhận sẽ xem xét bản thỏa thuận từ góc độ như vậy, nên tôi sẽ thử điều chỉnh cách viết bản thỏa thuận cho phù hợp.
Trước tiên, về nguyên tắc cơ bản của cách viết, chúng ta sẽ sử dụng phương pháp “phác thảo”. Tôi sẽ tổng hợp quy trình viết dựa trên phương pháp phác thảo này và đưa ra một ví dụ minh họa.
Trước hết, tiêu đề nhất định phải là kết luận. Sau đó,Bối cảnh ⇒ Tình hình hiện tại ⇒ Vấn đề ⇒ Thách thức ⇒ Giải pháp ⇒ Ưu điểm và nhược điểmTôi sẽ viết theo thứ tự như sau.
Bạn nên tổng hợp văn bản thỏa thuận theo kiểu như thế này!
- Tiêu đề: Về việc nối thêm tấm cừ thép
- Bối cảnh: Do công trình xây dựng trên sông được thực hiện tại khu vực gần cửa sông nên bị ảnh hưởng bởi mực nước triều
- Tình hình hiện tại: Theo thiết kế ban đầu, độ cao đỉnh dự kiến nằm dưới mực nước triều trung bình
- Vấn đề: Không thể thi công vào những khung giờ mực nước biển dâng cao. Gây ra tổn thất do phải chờ đợi. Ảnh hưởng đến tiến độ thi công
- Thách thức: Cần nghiên cứu phương pháp thi công không phụ thuộc vào mực nước triều
- Giải pháp: Có thể thi công mà không bị ảnh hưởng bởi mực nước triều bằng cách nối các tấm cừ thép để tăng chiều cao
- Ưu điểm:
・Thời gian thi công có thể được thực hiện theo kế hoạch ban đầu
・Chi phí thấp hơn so với việc thay đổi phương pháp thi công - Nhược điểm:
・Tốn chi phí (cả về vật liệu lẫn thi công)
・Số tiền ước tính tăng thêm ○○ vạn yên
Giám đốc Jou
Khi đó, nếu quý vị áp dụng phương pháp tóm tắt vừa được giải thích ở những điểm then chốt, tôi tin rằng điều này sẽ giúp khách hàng đặt hàng hiểu rõ hơn!
Không nên bị bó hẹp trong một phương pháp duy nhất, mà hãy thử nghiệm nhiều cách khác nhau cũng rất quan trọng đấy ^^
Bạn có biết về sổ ghi chép cuộc họp công trình không? [3: Nộp]
Ở đây tôi cũng sẽ đi thẳng vào kết luận, tức là sẽ viết bài này dựa trên kết luận sẵn có nhưng vẫn ghi lại quá trình. Lý do là vì quy trình cơ bản trong bất kỳ báo cáo hay văn bản chấp thuận nào cũng giống nhau cả ^^
Dưới đây là một số thông tin tham khảo,Biên bản cuộc họp tại hiện trườngとKiểm tra thiết kế và đo đạc điểm chuẩnChúng tôi sẽ tiến hành phân tích dựa trên chủ đề này.
Biên bản cuộc họp tại hiện trường
Nếu suy nghĩ xem tại sao lại cần có biên bản cuộc họp có sự chứng kiến ngay từ đầu, thì nó trở nên cần thiết vì những lý do sau đây!
- Trong quá trình thi công, nếu có cuộc họp với người không phải là chủ đầu tư, nhất định phải lập biên bản để ghi chép lại
- Chia sẻ thông tin ngay cả khi người đặt hàng không có mặt
Đối với các cuộc họp thường diễn ra tại đây với các cơ quan quản lý đường bộ và sông ngòi địa phương (trung ương, tỉnh, thành phố), cơ quan quản lý giao thông (cảnh sát) cũng như các đơn vị quản lý cơ sở hạ tầng (khí đốt, điện, NTT, cấp thoát nước, v.v.), hãy nhớ lập biên bản cuộc họp!
Việc lập biên bản = biên bản cuộc họp có thể trở thành một trong những cơ sở khi thực hiện thay đổi thiết kế.
Hãy nhớ ghi nhớ ý tưởng này nhé ^^
Vui lòng xác nhận mẫu biểu với bên đặt hàng hoặc tải xuống từ danh sách tải xuống trên trang web của bên đặt hàng! Nếu không có mẫu biểu sẵn, hãy tự soạn thảo. Tốt nhất là sau khi lập biên bản, hãy xin người chứng kiến đóng dấu xác nhận!
Giám đốc Jou
Tuy nhiên, ngay cả khi không nhận được, chúng ta cũng nên lưu lại biên bản cuộc họp dưới dạng bản ghi chép!
Khi “nộp” bản ghi chép đó làm sổ ghi chép họp bàn về công trình, chỉ cần khoảng 3 trang như thế này là đủ.
- Mẫu sổ ghi chép cuộc họp về công trình
- Biên bản cuộc họp tại hiện trường
- Tài liệu tham khảo tại chỗ khi tham dự phiên giao dịch
Nội dung chỉ cần đơn giản là được, ý tưởng là cứ mỗi lần trò chuyện với người khác tại công trường thì lập tức ghi chép lại. Việc này trông có vẻ đơn giản nhưng thực tế lại không dễ thực hiện, nên tôi nghĩ rằng chỉ cần làm được điều này thôi cũng đã góp phần tăng điểm đánh giá công trình rồi!
“Kiểm tra thiết kế” và “Khảo sát điểm chuẩn”
Ở đây cũng vậy, kết luận đã được xác định sẵn; tóm tắt một cách đơn giản và dễ hiểu thì như sau:
Kiểm tra thiết kế
- Mẫu sổ ghi chép cuộc họp về công trình
- Danh sách kiểm tra, v.v.
- Phụ lục tổng hợp các vấn đề còn nghi vấn
Điểm mấu chốt ở đây là “phải chuẩn bị sẵn các phần trên phụ lục này để người đặt hàng có thể bổ sung câu trả lời của mình”.
Khảo sát điểm chuẩn
Cách tổng hợp kết quả đo đạc điểm chuẩn sẽ như hình minh họa dưới đây.
- Mẫu sổ ghi chép cuộc họp về công trình
- Tóm tắt ngắn gọn nội dung và kết quả khảo sát
- Xác nhận các điểm chuẩn và điểm mốc
- Lắp đặt các điểm chuẩn và điểm mực nước dùng cho thi công
- Tổng hợp kết quả đo đạc trục trung tâm và đo đạc dọc-ngang
- Tổng hợp về ranh giới khu đất (nếu có)
Trong các tài liệu kèm theo này,Cần xuất trình các tài liệu liên quan đến độ chính xác của việc đo đạc, sổ tay ghi chép, v.v.Tôi khuyên bạn nên làm như vậy. Tôi đã trình bày điều này trong quá trình kiểm tra tiến độ thi công.
Dù sao thì, việc đo đạc điểm chuẩn thường đi kèm với nhiều tài liệu đính kèm, nên tôi cho rằng chỉ cần chuẩn bị những tài liệu tối thiểu cần thiết, còn lại thì chỉ cần “trình bày” là được!
Lời kết
Trong bài viết này, chúng ta đã đề cập đến “Sổ ghi chép cuộc họp công trình” – một tài liệu được lập hàng ngày trong các công trình xây dựng dân dụng.
Nếu cứ làm đi làm lại một kiểu thì sẽ dễ rơi vào lối mòn, nên hãy tham khảo ý kiến của tôi và thử thay đổi một chút xem sao nhé!
※Bài viết này được trích từ, “Blog của Giám đốc Jou』 là bài viết đã được chỉnh sửa lại.
[Xây dựng dân dụng] Bạn đã biết về sổ ghi chép cuộc họp công trình chưa? [Hướng dẫn cách lập sổ để tránh sai sót!] / YouTube (Kênh hỗ trợ kỹ sư xây dựng dân dụng của Giám đốc Jou)
