書類整理

わかりにくい書類を出すと、それをもらった人の仕事は結果2倍以上になる!

皆さんこんにちは。

エンタです。

皆さん他者に書類を渡す時、その書類は他者が見て分かりやすいですか?

エクセルにしろワードにしろ他人が一目で「ああ、こういう事ね」って分かりますか?

書類作成

もしも、自己満足での書類なら他者に渡った段階で貴方の仕事は終わっていても、

もらった人はそこから他者に分かるように作り替えるんです。2倍以上のてま

 

貴方の仕事はそれで良いのでしょうか?

 

私が若い頃にすっぱく先輩に言われたことは、

素人が現場に来てその書類を見た時に流れが一目で分かる書類かを考えろと。

図面にしろ、数量表にしろ、規格と数量が一目で分かりますか?

つじつまが合っていますか?

 

私も他者から書類をよくもらいます。

人によってはそのまま渡せるレベル(右から左)までやってあるので感謝しか有りません。

しかし、そうで無い書類をもらうと最悪の場合は最初から作り直します。

コレって2度手間3度手間なのです。(まぁ言わないけど・・・)

まして、自分自身が現場代理人で検査を受けるのであれば口頭でで説明出来るので問題ありませんが、

1次下請で有った場合は元請の評価につながります。

 

そして、元請の理解度にも依存するので出来る限り分かりやすい書類を目指した方がイイですよね。

書類が多い

では、分かりやすい書類とはどう言ったモノか?

数量表だった場合

縦横の項目の分かりやすさと、計算式の表示です。

私の場合少し面倒でも、エクセルの関数でFIXEDをよく使用します。

エクセル上の数値を文字列にしてくれます。簡単なのでオススメ関数。

 

あとはその数量表と図面との整合性。

ココが大事だと思います。

数量根拠の図面は絶対なので、わかりにくい場合は数量表に備考を設け図面箇所に同じ番号を表示。

 

意外と難しい事では無いのですが、

凄いモノをもらったことがあるので私自身も出来る限り気をつけています。

 

自身の提出する書類を見て、???って思うのであればきっと他人は分かってくれないですよw

どうしてもそもそもが分かりにくい書類であれば、注釈付けて下さい。

この話は竣工書類だけではありません!

どの書類でもどんな書式でも同じ事ですw

???な書類はホントに困るので気をつけましょう^^

 

それではまた。


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