皆さんこんにちは。
エンタです。
今回は「請求書をPDFでメール送信するのはどうなのか？」
そして「紙の本紙とPDFは何が違うのか？」という事を書いてみようと思います。
PDFで送っても法的には問題なし
建設業界では、今でも「紙の請求書」を郵送するのが多いと思います。
ただし、実際には「紙でなければならない」という法律はありません。
と言うのも、うちでは基本電子データ（PDF）で送っています。
ぶっちゃけ言って郵送する手間やコスト考えたら無駄が多いです。
PDFやExcelなどの電子データで請求書を送っても、相手が受け取りを認めれば有効です。
さらに、国税庁が定める「電子帳簿保存法」に従えば、
PDFのまま保存して経理処理に利用することも可能です。
※電子帳簿保存法は最下に掲載
PDFと紙の違い
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法的効力：どちらも同じ（相手が認めれば有効）
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送付コスト：PDFは無料、紙は印刷代・郵送料が必要
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スピード：PDFは即日送信、紙は郵送で1～2日かかる
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保存：PDFは電子保存で検索も簡単、紙は書庫に保管が必要
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証拠性：PDFは電子署名やタイムスタンプで補強可能、紙は印鑑で裏付け
- 印鑑：電子印鑑のため、印刷してもメールでも同じ
建設業ならではの注意点
建設業界は今だに「紙でしか受け付けない」という会社もまだまだ存在しますが、かなり軟化してきています。
また、押印文化も根強く、PDFに社印の画像を入れても相手が承認してくれるかどうかがだけですね。
と言っても、請求書の印鑑というのは基本は認印（みとめいん）です。それ程重要な印鑑（会社の実印なんて押しません）
さらに2023年10月から始まったインボイス制度の影響で、今後は「PDF」よりもさらに進んだ「電子インボイス」対応が求められていく流れになっています。
各社大手は特にドンドン紙から電子に変わって行っています。
それが、最近ある大手がメールの請求書を廃止し、本紙を送れと言うメールが来ました。
マジでヤバいｗｗｗ
結論としては、本紙とPDFは効力としてはほぼ同じです。
ただし建設業界の場合は「取引先の慣習」が強く影響するため、
実務では相手に合わせるのが現実的かも知れないですね。
これからは電子化の流れが加速するので、PDF請求書に慣れておくことは必ずプラスになります。
そして、出来るだけ電子印鑑を用意しておきましょう。
うちは基本請求書は全て電子なので、
上記の某大手が請求書原紙を送れと言った所でプリンターで印刷するだけ。
うちで印刷しても、メールで送った先が印刷しても何も変わらないんですけど。
無駄にコストと時間を掛けるだけ。。。
ぶちゃけ言ってサラリーマンの方は分からない分野だと思います。
会社に言われたら、そーですか。で終わる話。
しかし実際は非常に無駄だとい言う事はしておいて欲しい。
そして、合法だという事も。
それではまた。
電子帳簿保存法とは
**電子帳簿保存法（でんしちょうぼほぞんほう）**は、1998年（平成10年）に制定された法律で、
企業が帳簿や書類を「紙ではなく電子データで保存すること」を認めたものです。
国税関係帳簿や請求書・領収書などを電子保存するためのルールを定めています。
1. 対象となる書類
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国税関係帳簿（仕訳帳・総勘定元帳など）
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国税関係書類（請求書、領収書、見積書、契約書など）
2. 保存方法の3区分
電子帳簿保存法では、大きく次の3つの方法が定められています。
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電子帳簿等保存
→ 会計ソフトなどで作成した帳簿を、そのまま電子データとして保存する。 -
スキャナ保存
→ 紙で受け取った請求書や領収書をスキャンして電子データで保存する。 -
電子取引データ保存
→ PDFやメール添付で受け取った請求書・領収書など、最初から電子でやり取りしたものを電子データで保存する。
3. 保存要件
電子保存を認める代わりに、改ざん防止や検索性を確保するための要件があります。
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真実性の確保（改ざんできない仕組み、タイムスタンプやログ管理など）
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可視性の確保（画面表示・印刷可能）
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検索機能（日付・金額・取引先などで検索できること）
4. 改正の流れ
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1998年施行：電子帳簿保存を容認
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2005年改正：スキャナ保存が可能に
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2020年改正：手続き緩和（事前承認制度の廃止など）
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2022年1月施行：電子取引データ保存が義務化
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2024年1月完全適用：紙出力での保存は認められず、電子データは電子保存必須
まとめ
電子帳簿保存法とは、
**「帳簿・請求書・領収書を紙でなく電子データで保存しても良い、そのためのルールを決めた法律」**です。
2024年からは電子取引は電子データでの保存が完全に義務化されており、建設業を含む全業種で対応が必要です。